Contrats, dossiers médicaux, documents RH, informations financières ou données personnelles : les documents confiés à une agence de traduction peuvent contenir des informations confidentiels.
Lorsqu’une entreprise doit faire traduire ce type de document, une question se pose rapidement : comment protéger ses données pendant toute la traduction ?
Le choix d’une Agence de traduction ne doit donc pas dépendre uniquement du prix ou du délai. La confidentialité est également un critère essentiel.
Quels documents sont confidentiels ?
De nombreux documents professionnels contiennent des informations qui ne doivent pas être diffusées.
Il peut s’agir de :
- contrats commerciaux ;
- contrats de travail ;
- documents juridiques ;
- dossiers médicaux ;
- documents financiers ;
- documents RH ;
- informations sur des clients ;
- brevets et documents techniques ;
- données personnelles…etc
La traduction de documents confidentiels demande donc une attention particulière à chaque étape du projet.
Pourquoi la confidentialité est-elle importante ?
Lorsqu’un document est envoyé à une Société de traduction, plusieurs professionnels peuvent intervenir : chef de projet, traducteur, relecteur ou spécialiste du domaine.
Les informations présentes dans le document doivent donc être protégées pendant tout le processus.
C’est encore plus important lorsque les fichiers contiennent des données personnelles. La CNIL rappelle que les entreprises doivent encadrer leurs relations avec les prestataires qui traitent ces données pour leur compte.
Avant de confier un document sensible, il est donc important de se renseigner sur les pratiques de l’agence choisie.
Comment choisir une agence de traduction confidentielle ?
Vérifier les engagements de confidentialité
Une Agence traduction doit pouvoir expliquer clairement comment elle protège les documents qui lui sont confiés.
Il peut également être utile de vérifier les conditions prévues dans le contrat et les règles appliquées aux données personnelles.
La CNIL recommande notamment de choisir des prestataires capables d’assurer un niveau de sécurité adapté aux données traitées.
Faire appel à un traducteur professionnel
La confidentialité ne doit pas faire oublier la qualité de la traduction.
Un traducteur professionnel doit comprendre le contenu du document, mais aussi le vocabulaire propre à son domaine.
Un contrat juridique, un dossier médical ou un document technique ne demande pas les mêmes compétences.
Une Agence de traduction peut ainsi sélectionner le professionnel adapté au type de document et à la langue demandée.
Vérifier les certifications
Les certifications peuvent également être un élément à prendre en compte lors du choix d’une agence.
AFTCom est certifiée ISO 9001:2015 et travaille selon les exigences de la norme ISO 17100:2015, qui concerne les services de traduction.
Quelles précautions prendre avant d’envoyer un document ?
Avant de demander une traduction confidentielle, quelques réflexes simples peuvent aider à mieux protéger ses informations.
Commencez par identifier les données réellement nécessaires à la traduction. Si certaines informations ne sont pas utiles au traducteur, il peut être pertinent de les retirer ou de les masquer lorsque cela est possible.
Il est également conseillé de demander à l’agence :
- qui aura accès aux documents ;
- comment les fichiers sont transmis ;
- quelles règles de confidentialité s’appliquent ;
- comment les documents sont conservés ;
- ce qui est prévu une fois la traduction terminée.
Ces questions permettent de mieux comprendre le fonctionnement du prestataire et de vérifier que ses pratiques correspondent au niveau de confidentialité attendu.
Pour une entreprise, cette étape est particulièrement importante lorsque les documents contiennent des données personnelles, des informations commerciales ou des éléments liés à sa stratégie.
Faut-il utiliser un outil de traduction en ligne ?
Les outils de traduction en ligne peuvent être pratiques pour comprendre rapidement une phrase ou un texte simple.
Mais pour un document confidentiel, la prudence est nécessaire.
Avant d’envoyer un fichier contenant des données sensibles, il est important de savoir :
- où les données sont envoyées ;
- comment elles sont utilisées ;
- combien de temps elles sont conservées ;
- qui peut y avoir accès.
Pour un contrat, un dossier médical ou des informations commerciales, faire appel à un professionnel permet de mieux encadrer le processus.
Comment AFTCom accompagne vos documents confidentiels ?
La confidentialité fait partie des engagements mis en avant par AFTCom. L’agence indique accorder une attention particulière aux informations confiées par ses clients.
AFTCom s’appuie sur un réseau de plus de 600 traducteurs et interprètes et propose des services dans plus de 190 langues. L’agence peut ainsi répondre à des besoins variés, notamment dans les domaines juridique, médical, technique ou financier.
Chaque projet peut être confié à des professionnels disposant des compétences adaptées au contenu à traduire.
La confidentialité va de pair avec la qualité
Une traduction confidentielle doit être précise, claire et adaptée au domaine concerné.
Une erreur dans un contrat peut modifier le sens d’une clause. Une mauvaise traduction d’un document médical peut créer une incompréhension. Une information commerciale mal protégée peut également avoir des conséquences pour une entreprise.
Le choix d’un Cabinet de traduction doit donc prendre en compte plusieurs éléments : compétences des traducteurs, qualité du travail, confidentialité et capacité à répondre aux besoins du client.
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